Как использовать геолокацию при работе с разъездным сотрудником?

Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS
12 декабря 2016 г.

Контроль работы региональных представителей - тема отнюдь не праздная. Они отвечают за важную часть бизнеса в регионе, оставаясь во многом самостоятельными. Но подчас свобода действий приводит к неэффективности и безответственности, а конфликты работодателя и сотрудника завершаются в суде. Этот нюанс накладывает отпечаток на трудовые отношения. С одной стороны, вам надо доверять работнику, с другой — знать, как он выполняет свои обязанности.

Определение местоположения сотрудника в рабочее время — важный вопрос для многих работодателей. С офисными работниками все достаточно просто: их перемещения по зданию могут контролироваться, например, пропусками. С региональными сотрудниками дело обстоит сложнее. В первую очередь, мы говорим о медицинских и торговых представителях, которым выдается корпоративное оборудование — смартфоны, планшеты. Фиксировать их местоположение позволяет система геолокации, и остается понять, будут ли считаться доказательством показанияGPS-модуля.

Трудовой кодекс ничего не говорит о порядке контроля за сотрудниками с помощью такого модуля. Однако, геолокации может эффективно служить интересам компании и правильно мотивировать работника. Главное — правильно прописать процессы в корпоративных документах.

Начать надо с того, что в локальном документе компании прописать установку специальныхGPS-датчиков на корпоративные планшеты/смартфоны для дополнительного контроля за местонахождением сотрудника. Лучше всего сделать это в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и тут же пояснить, как эти датчики будут технически определять географическую точку. Кроме того, отдельным приказом по компании необходимо назначить ответственного сотрудника, отвечающего за сбор и достоверность собираемой информации.

Отмечу, что подобная работа считается сбором персональных данных, в соответствии со ст. 3 ФЗ № 152 «О персональных данных» от 27.07.2006. Следовательно, необходимо дополнить «Положение о персональных данных» или другой документ, регулирующий обработку такой информации у вас в компании.

Вам необходимо добавить в положение:

  • Сведения о том, что на корпоративных планшетах установлены GPS-датчики

  • Сведения о том, как обрабатывается информация (сбор, хранение, использование)

  • Сведения о целях сбора и использования информации, и п. 1 ч. 1 ст. 86 ТК РФ описывает возможные варианты. В нашем случае речь идет о необходимости обеспечить соблюдение законодательства, так как вы обязаны контролировать рабочее время сотрудника.

  • Сроки хранения информации

  • Передаются ли данные GPS третьим лицам и с какой целью

  • Меры по защите получаемой информации

  • Сведения о лицах, собирающих и контролирующих такую информации

Однако, прежде, чем корректировать документ, посоветуйтесь со специалистами в области защиты информации в вашей организации. Речь идет не только о трудовом законодательстве, но и об информационных технологиях, поэтому дополненное положение должно отвечать и на правовые, и на технические вопросы защиты данных.

Один из важнейших нюансов введения геолокации — предупреждение сотрудника об изменениях. Об этом надо под роспись ознакомить всех работников, которых коснутся новшества. Естественно, с каждым из них надо заключить дополнительное соглашение к трудовым договорам, если будет использоваться оборудование с геолокацией. Кроме того, для вступления изменений в силу потребуется согласие сотрудников на обработку персональных данных.

Отмечу, что работник может не принять предстоящие изменения. Что будет в этом случае? Работодатель имеет возможность изменить условия трудового договора, указав их причины, в соответствии со ст. 74 ТК РФ. Одной из возможных причин может быть корректировка организационных или технологических условий договора, и геолокация подходит под это описание на все 100%. Издав приказ об изменении условий, компания за 2 месяца до их вступления направит об этом уведомление сотрудникам. Если сотрудник не готов принять «новые правила», фактически возможны 2 варианта развития событий. Во-первых, работодатель может перевести специалиста на другую должность, на которой геолокация не применяется. Но открытых вакансий в компании может не быть или сотрудник не согласится на перевод. В этом случае выход видится один — расторжение трудового договора на основании п. 7 ч. 1. Ст. 77 ТК РФ с выплатой пособия в размере 2-х недельного заработка, на основании ч. 3 ст. 178 ТК РФ.

Но к геолокации нельзя относиться как «к кнуту». Акцентируем внимание на другом. Прежде всего, работодатель имеет право знать, чем занимается сотрудник в рабочее время. Кроме того, далеко не многие способны к самоконтролю и самомотивации, и только четкий график и планирование позволяют добиваться результатов. К счастью, подавляющее большинство региональных представителей адекватно встречают нововведения. Более того, сами компании отмечают, что системы геоконтроля позволяют работнику быть более эффективным, а значит, и рассчитывать на более высокое вознаграждение. Поэтому геолокация — это не только средство контроля со стороны работодателя, но и действенный способ мотивации.


Рейтинг@Mail.ru Яндекс цитирования