Как быстро перейти от очного обучения к онлайн-форматам?

WebSoft, специалист по IT-решениям для управления эффективностью персоналом
23 января 2017 г.

Для того, чтобы грамотно перейти от очного обучения в виде тренингов к онлайн-обучению важны три момента: понимание стратегии обучения, выбор удобного инструмента для e-learning и адаптация имеющегося учебного контента.

На данный момент, комплексное обучение сотрудников внутри компании можно разделить на три типа:

1) Обучение только с помощью инструментов очного формата (тренинги, семинары, мозговые штурмы, фасилитации, наставничество);

2) Обучение преимущественно с помощью онлайн-инструментов (вебинары, электронные курсы, тестирование, игры, симуляторы, форумы, чаты, рассылки). Чаще эти компании склоняются к третьему типу, где хотя бы небольшой % занимает и очный формат;

3) Обучение с помощью смешанных форматов (очные+онлайн-инструменты).

Компании с обучением первого типа часто задаются вопросом «Как быстро перейти от очного обучения к онлайн?». Во втором случае бывает так, что компании резко отказываются от тренингов, выкладывают конспекты и презентации в электронном формате, проводят тестирование и засчитывают, что обучение прошло. Но многие компании, с приобретением опыта в e-learning, постепенно приходят к третьему типу и организуют blending learning, используя как электронные курсы/тесты, так и тренинги.

Давайте разберем, как быстро и эффективно модифицировать очное обучение в смешанный формат.

Стратегия

Первое, от чего отталкиваемся, это стратегия обучения. Она подразумевает, что в компании понимают несколько ключевых моментов:

1) Кого нужно обучать (целевые группы сотрудников, должности/стаж/резерв);

2) Чему обучать (профессиональные темы+общекорпоративное обучение+личностное развитие);

3) Когда обучать (в какое время и с какой периодичностью);

4) С помощью каких ресурсов обучать (стационарные ПК — личные или один на отдел, мобильные устройства, скорость интернета, требования безопасности сети);

5) С помощью каких инструментов обучать (очно или онлайн, в каких случаях и с помощью какого инструмента);

6) Как измерять эффективность обучения (замер результатов до и после обучения, сравнение показателей продаж/ошибок до и после обучения),

7) Кто ведет и развивает систему обучения (руководитель проекта, специалисты центра обучения, специалисты-эксперты в подразделениях, сами сотрудники, участие топ-менеджеров);

8) Чем регламентировано обучение (нормативные документы);

9) Как мотивировать людей на обучение;

10) Какие HR-процессы связаны с обучением.

Важно понять, что при переходе от очных форм обучения все эти пункты надо будет пересмотреть. Например, если сотрудников обучали только на тренингах, то придется проанализировать, у каждого ли сотрудника есть компьютер, если нет, то каким образом сотрудники смогут обучаться, в какое время, какие каналы связи в региональных подразделениях и смогут ли они принимать участие в вебинарах или смотреть видео-уроки. Необходимо прописать, в каком случае проводится тренинг, а для каких задач целесообразно разработать электронный курс, чтобы не возникало потом недоразумения. Также обязательно распределить зоны ответственности: кто администрирует систему обучения, кто назначает и контролирует обучение, кто разрабатывает контент, кто обучает тех, кто разрабатывает контент и так далее. Анализ стратегии обучения поможет понять, а действительно ли онлайн-обучение нужно в вашей компании и подойдет для ваших сотрудников и их темпа работы и навыков, которые надо получить. И второе, для чего нужен анализ — это найти место онлайн-инструментам в общей системе обучения сотрудников компании.

Инструменты

Самыми простыми вариантами перехода к онлайн-форматам (то есть к e-learning) могут стать:

Вариант 1. Использование бесплатных и имеющихся в компании инструментов для онлайн-общения (корпоративная почта, скайп, корпоративный сайт, Word, Excel, GoogleDocs и т. д.) + использование бесплатных (Moodle) или ограниченных по количеству участников LMS (систем управления обучением).

Вариант 2. Покупка LMS или аренда облачного решения системы управления обучением и/или платформы для проведения вебинаров (часто этот инструмент является одним из элементов LMS).

Оба варианта имеют свои плюсы и минусы. В первом, естественно, компания сэкономит на денежных ресурсах, получит опыт организации e-learning, но при этом потребуется значительное вложение временных и человеческих ресурсов. Во втором - компания сэкономит на сроках внедрения и скорей всего получит профессиональную помощь провайдера в плане стратегии внедрения LMS, но потребуется вложение денежных средств. Кстати, провайдеры LMS часто предлагают демо-версию своей платформы с ограничением количества учеников или времени использования версии, так что таким образом тоже можно получить опыт организации e-learning.

Контент

Когда компания переходит от тренингов к онлайн-инструментам, обычно уже есть некая база учебных материалов. Иногда, это даже не база, а набор файлов, инструкций, презентаций, книг, выложенных на корпоративный сайт. А иногда этот набор хранится на компьютере специалиста из центра обучения. Или нескольких специалистов. Или даже не только в центре обучения, но и разбросано по всей компании.

Самые простые способы перевести имеющийся контент в онлайн:

Шаг 1. Сразу оттолкнуться от концепции базы знаний, когда обучающим элементом может стать практически что угодно: доковский файл, инструкция, видео-запись диалога с клиентом, перечень вопросов и ответов, презентации продуктов, описание программных комплексов, нормативные документы, опыт лучших сотрудников и так далее.

Пример базы знаний в мобильном формате портала обучения

 

Шаг 2. Собрать и классифицировать весь имеющийся контент по нескольким критериям:

- тема контента (для свободного поиска и формирования программ обучения)

- разработчик (для понимания ответственного за актуальность материала)

- подразделение, внутри которого разработан контент (для понимания того, какие материалы изучают в данном подразделении)

- теги (ключевые слова, указывающие на подтемы, рассмотренные в материале)

- тип контента (текст, презентация, видео, документ).

Шаг 3. Упорядочить контент с помощью инструмента, который выбрали в компании(см.выше).

Шаг 4. Адаптировать изучение имеющегося контента под онлайн-формат, то есть выстроить программы обучения и четко прописать траекторию, то есть какой файл за каким изучать + прописать, кому и каким образом задавать вопросы по теме).

Пример визуализации автоматизированной программы обучения сотрудника

 

Шаг 5. Начать разработку нового контента, четко нацеленного на онлайн.

Тут можно начать с проведения вебинаров, которые достаточно просто адаптировать, имея тренинговые презентации+конспекты и самого тренера, которому теперь не нужно ездить в командировки. Презентации понадобится детализация, чтобы она стала более информативной, в том числе и для просмотра после проведения вебинара. Тренеру понадобится обучение навыкам работы с группой в онлайн-формате (использование преимуществ чата, организация опросов во время вебинара, подготовка заданий для обучения в процессе проведения вебинара и т. д.).

И параллельно освоить такие онлайн-инструменты, как разработка экспресс-курсов на основе шаблонов (разработанных в компании или имеющихся в LMS), организация форумов для общения и обмена опытом, разработка электронных курсов (понадобятся знаний педагогического дизайна и инструмент для разработки, который тоже может быть как бесплатным, например, тот же PowerPoint, так и платный в виде авторского средства).

Пример документа (инструкции) в шаблоне экспресс-курса

 

Шаг 6. Опираясь на стратегию обучения, выделить то, чему в компании будут обучать с помощью очных инструментов. Например, проконсультироваться с экспертом, отработать различные навыки, провести сложные мозговые штурмы.

Как сделать переход к онлайн-обучению максимально эффективным?

Мы с вами разобрали три ключевых элемента. Это понимание стратегии обучения, выбор удобного инструмента для e-learning и адаптация имеющегося учебного контента. Конечно же, существует множество нюансов внутри каждого из этих элементов. И в тоже время, переход в онлайн не так страшен, как может показаться на первый взгляд компании, которая совершенно не знакома с e-learning.

Организация обучения с помощью LMS:

-сэкономит денежные расходы на командировки тренеров и участников, раздаточные материалы, кофе-брейки и поселение в отеле,

-даст возможность обучить сотрудников быстрее, охватив большее количество участников и не отрывая их от рабочих мест,

-поможет упорядочить очное обучение с помощью таких инструментов LMS, как планирование тренингов, оповещение участников, составление графиков, внесение результатов входного и выходного тестирования, пост-тренинговое сопровождение с помощью форумов, вебинаров, пред-тренинговая подготовка с помощью электронных курсов.

Пример самостоятельной регистрации на тренинговые мероприятия (портал клиента)

 

Кроме того, одним из существенных преимуществ LMS является автоматизация многих процессов обучения. Это значит, что можно будет учить эффективнее, а контролировать результаты обучения будет проще. Более того, совершенствование процессов обучения часто влечет за собой и другие HR-процессы, такие как подбор, адаптация, оценка, мотивация, управление талантами.Современные LMS способны легко «подружиться» со многими HR-системами, а иногда и сами имеют встроенные модули для организации подбора и проведения оценки персонала. Таким образом обучение логично вплетается во весь цикл работы сотрудника внутри компании. Еще до момента начала стажировки, кандидат может пройти тестирование, оценку и ознакомление с компанией. На этапе стажировки, адаптации и дальнейшей работы сотруднику могут назначаться необходимые для его должности курсы, тесты, вебинары, книги. Каждому сотруднику, который проходит стажировку, такая программа обучения может назначаться автоматически системой, и эта же система сможет напоминать о невыполненных заданиях и хвалить за успешно пройденные курсы. Можно будет проводить оценку сотрудников, создавать индивидуальные планы развития и формировать программы для резервистов, вплетая в эти процессы онлайн-обучение. Поэтому, планируя переход к онлайн-форматам обучения, очень полезно проанализировать и другиеHR-процессы в компании.


Рейтинг@Mail.ru Яндекс цитирования