Тренингс.ру
Помогут ли HR-специалистам ЭЦП и электронная трудовая книжка?
Развитие цифровой экономики – один из стратегических проектов нашей страны. Цифровизация должна затронуть и трудовые отношения. По факту многие HR-отделы уже активно оптимизируют свою работу, используя электронные базы данных, носители и т.д. Но чаще всего, вспоминая о технологиях, мы говорим об электронной подписи. Недавно появилась и ещё одна идея – электронные трудовые книжки.

Это действительно важные темы с благими намерениями. Но давайте рассмотрим, действительно ли цифровая подпись и электронная трудовая будут инструментами, которые улучшат труд HR-ов?

Законодательные возможности

Работодатели уже давно хотят уйти от бумажных документов, которых особенно много при приёме сотрудников в штат. Тем более, что в трудовом законодательстве намёки на это есть. Уже почти 6 лет в Трудовом кодексе РФ существует глава 49.1 о дистанционном труде, позволяющая использовать электронную цифровую подпись для удалённых сотрудников.

Ещё один шаг – возможность сообщать по электронной почте о нормах выдачи смывающих и обезвреживающих средств (в народе более известные как – нормы выдачи мыла). Летом 2018 года вступил в силу приказ Минтруда от 23.11.2017 №805н, который позволил знакомить персонал с нормами не только письменно, но и в электронной форме.

Но всё это пока лишь разрозненные действия, а вопрос о том, как это все будет работать и подкрепляться законодательно, остаётся открытым. Да, у нас нет сомнений в том, что надо делать электронный документооборот. Многие наши клиенты уже внедряют его или готовы внедрить: технически это несложно. Барьер один – сама электронная подпись. Начав изучать тему, я поняла, что наше законодательство совсем не отвечает задачам цифровой экономики. Почему?

Какие существуют риски

Глава о дистанционном труде говорит о том, что сотрудник может подписать трудовой договор цифровой подписью. Однако из федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» мы выясняем, что ЭЦП выдается только действующему работнику. Мы в тупике: получить её нельзя, пока ты не оформлен, а в штате можно появиться, только лично подписав документ. Далее, в этом законе нет ни слова о том, как регулируются трудовые отношения. Например, человек получает ЭЦП сам как физлицо, и чем ему подписывать документы после трудоустройства: своей подписью или той, которую выдаст организация? Если своей, должен ли работодатель платить человеку компенсацию за использование личного имущества?

Даже самый простой вопрос – «что писать в трудовом договоре об электронной подписи?» - остаётся без ответа. Законом установлены 3 вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. У них разные права. Простую может сгенерировать сама компания, но по ней нельзя определить, изменялись ли электронные документы. Усиленную выдаёт провайдер, но, если он прекратит свою деятельность, доказать качество подписи тоже не получится.

Кроме того, надо учесть ещё один момент. Самая «сильная» квалифицированная подпись по примерным подсчетам будет стоить около 5 000 рублей на одного работника. Это без учёта ежегодного продления, рисков потери токена или компрометации пароля. Главное – подпись создается на конкретную должность. Для сотрудника, который активно идёт по карьерной лестнице, каждый раз ЭЦП придётся менять. А если подписи оформлены не на персональном компьютере, а в облачном хранилище, надо добавить ещё около 40 000 рублей за лицензию.

В итоге технологии в HR-сфере развиваются не благодаря, а вопреки. Вводя что-то новое, компании подчас «отдают дань моде» и не могут просчитать все риски, в том числе законодательные, объективно оценить затраты. А ведь тот же вопрос с ЭЦП можно решить просто. Нужен лишь один закон, который позволит физлицам самим получать электронную подпись и использовать её там, где это возможно.

Дополнительные возможности должна дать HR и электронная трудовая книжка, внедрить которую в экспериментальном режиме планируется уже в следующем году. Что же будет с её внедрением и будет ли вообще – об этом мы расскажем в следующем материале.
26 МАРТА / 2019

Автор: Елена Кожемякина, Управляющий партнер юридической фирмы BLS
По вопросам размещения статей
Анастасия Попова
npopova@amplua.ru
По вопросам размещения рекламы на портале
Информационное партнёрство
Анастасия Шеламова
shelamova@amplua.ru
+7 (963) 635-39-30
По остальным вопросам